Der Start in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz klingt oft nach Freiheit, Flexibilität und ortsunabhängigem Arbeiten. Und ja, das stimmt auch. Aber was niemand laut sagt: Der Anfang kann ganz schön holprig sein. Ich nehme dich heute mit in meine ersten Wochen und Monate als VA. Nicht, weil ich alles richtig gemacht habe. Sondern weil ich viele Fehler gemacht habe – und genau das ist dein Vorteil. Die Arbeit als VA kann so schön und befreiend sein – du brauchst nur den richtigen Fahrplan.

Wenn du gerade am Anfang stehst, wirst du dich vielleicht in vielem wiedererkennen. Und wenn du schon ein paar Monate dabei bist, hilft dir dieser Text vielleicht, ein paar Dinge nachzuziehen. Also: Lass uns loslegen.

Ein Laptop, ein Plan, ein bisschen Mut – mein Start in die VA-Welt

Ich war an einem Punkt, an dem ich wusste: So wie es ist, geht’s nicht weiter. Ich bin morgens mit Bauchweh zur Arbeit gegangen, hab meine Zeit gegen Geld getauscht, Aufgaben erledigt, die mich nicht mal im Ansatz interessiert haben – und mich gefragt, ob das jetzt wirklich mein Leben sein soll. Das soll alles sein? Die nächsten 40 Jahre!? Acht Stunden täglich, fünf Tage die Woche, fremdbestimmt, ohne Sinn, ohne echten Antrieb. Ich wollte mehr. Nicht im Sinne von mehr Geld oder mehr Status, sondern: mehr Freiheit, mehr Gestaltungsraum, mehr ich selbst sein dürfen.

Ich hab mich dann abends nach der Arbeit hingesetzt, gegoogelt, gelesen, Podcasts gehört. Irgendwann bin ich über den Begriff „virtuelle Assistenz“ gestolpert. Und plötzlich machte alles Sinn. Organisation, Schreiben, Kommunikation, Technik – das war mein Ding. Ich konnte gut mitdenken, gut zuhören, gut umsetzen. Warum also nicht damit starten?

Was mich sofort angesprochen hat:

• Ich kann ortsunabhängig arbeiten – vom Café, vom Strand, von zu Hause.
• Ich kann meine Zeit frei einteilen – Pausen machen, wenn mein Kopf müde ist.
• Ich kann mir meine Kunden selbst aussuchen – Menschen, mit denen es klickt.
• Und: Ich kann endlich für etwas arbeiten, das ich selbst aufbaue – statt nur für ein fremdes Unternehmen.

Aber so ehrlich muss ich sein: Ich hatte auch Angst. Angst zu scheitern. Angst, nicht professionell genug zu wirken. Keine Kunden zu finden. Mich zu verzetteln. Steuern, Technik, Buchhaltung – all das fühlte sich riesengroß an. Aber ich hab’s trotzdem gemacht. Schritt für Schritt. Und mit jedem kleinen Erfolg – einer fertigen Website, der ersten Rechnung, einem zufriedenen Kunden – wurde es leichter. Und klarer.

Ein paar Dinge gab es aber doch noch zu regeln.

Nicht die Arbeit an sich, sondern alles drumherum. Der Start in die Selbstständigkeit bringt eine ganz eigene Lernkurve mit sich. Und genau darüber möchte ich hier offen sprechen – damit du dich nicht so alleine fühlst wie ich damals. Damit du weißt: Die Stolpersteine gehören dazu. Aber du kannst sie vorher sehen – und drum herum gehen.

1. Die Angst vor der Gewerbeanmeldung war völlig übertrieben

Die erste große Hürde kam früher als gedacht: die Gewerbeanmeldung. Ich hatte gerade beschlossen, mich als VA selbstständig zu machen – voller Motivation, Ideen und To-do-Listen. Aber dann saß ich da, mit einem Formular in der Hand und einem Knoten im Kopf. Plötzlich fühlte sich alles viel größer und ernster an. Bürokratie eben. Dieses Wort allein reicht ja oft schon, um direkt wieder alles zu hinterfragen. Aber ganz ehrlich? Vieles davon war nur in meinem Kopf.

Ich erinnere mich noch genau: Ich saß vor diesem Formular für die Gewerbeanmeldung, als wäre es eine Steuererklärung in Chinesisch. „Was, wenn ich was falsch mache? Muss ich jetzt eine GmbH gründen? Was passiert, wenn ich keine Kunden habe? Muss ich einen Businessplan vorlegen?“

Spoiler: Es ist einfacher als gedacht.

• Für den Start reicht ein Kleingewerbe vollkommen aus.
• Die Anmeldung kostet je nach Stadt zwischen 15 und 60 Euro.
• Du brauchst dafür keinen Businessplan, keine Umsatzprognose und schon gar keine Kundenliste.
• Die Anmeldung dauert oft nur 10 Minuten und ist in vielen Städten inzwischen sogar online möglich.
• Es kommt nichts auf dich zu. Du musst bei einem Kleingewerbe nur deine Aus- und Einnahmen abgeben.
• Du brauchst auch keine Versicherung oder musst dich irgendwo anders anmelden.

Mein Tipp:

Lass dich nicht verrückt machen. Geh zur Anmeldung wie zu einem Arzttermin. Es ist ein kleiner, formaler Schritt – aber einer, der dir sofort mehr Klarheit und Selbstbewusstsein gibt. Danach hast du was in der Hand. Und das fühlt sich richtig gut an. Du kannst direkt starten und dir steht buchstäblich die ganze Welt offen.

Die Anmeldung war also schnell erledigt – und plötzlich war ich offiziell selbständig. Ein gutes Gefühl. Danach konnte ich endlich loslegen und mich auf die Kundensuche machen. Die Frage war nicht mehr, ob ich loslege, sondern wie. Und das beginnt mit dem wichtigsten Punkt in jeder Selbstständigkeit: den richtigen Kunden finden.

2. Kundensuche ist keine Raketenwissenschaft (aber auch kein Selbstläufer)

Nach der Anmeldung kam direkt die nächste große Frage: Woher kommen jetzt eigentlich die Kunden? Ich saß da mit meinem frischen Gewerbeschein, motiviert bis in die Haarspitzen – und absolut ohne Plan, wie ich an Aufträge kommen sollte. Irgendwie hatte ich gehofft, dass sich das „von selbst“ ergibt. Instagram-Profil aufbauen, nettes Bild posten, ein paar Hashtags – fertig. Aber nein. Nichts passierte. Kein Ping, keine Nachricht, keine Anfrage.

Es dauerte etwas, bis ich bemerkte, dass ich tatsächlich aktiv auf Kundensuche gehen muss. Aber auf Plattformen wie Upwork, Fiverr oder Facebook ist das kein Hexenwerk. Es gab täglich so viele Ausschreibungen, dass ich mich garnicht auf alle hätte bewerben können. Also keine Sorge, es gibt genug Arbeit, für jeden!

Auch wenn viele immer denken, dass der Markt überlaufen ist und es niemand neues mehr schaffen kann, stimmt das definitiv nicht. Man muss sich vielleicht etwas abheben um herauszustechen, das aber auch nicht immer. Zudem suchen sehr viele Kunden explizite nach anfängern, da sie sich keine Profis leisten können.

Was du bei deiner Kundensuche beachten solltest:

• Bau dir ein starkes Portfolio. Wie zeige ich dir später im Artikel.
• Definiere deine Zielgruppe: Wer braucht deine Hilfe? Welche Branche passt zu dir?
• Bewirb dich aktiv auf Ausschreibungen. Selbst wenn nicht alle gesuchten Punkte auf dich zu treffen, kannst du dich bewerben. Kommuniziere einfach klar.
• Schau dich auf Plattformen wie LinkedIn, WorkGenius, Upwork oder Fiverr um.

So kannst du dich vorbereiten:

• Frag dich: Was kann ich konkret anbieten? Listen helfen.
• Denk aus Kundensicht: Was wäre für mich als Auftraggeber wichtig?
• Netzwerken ist wichtiger als du denkst. Schreib Leute an, frag nach Gesprächen, hol dir Feedback.

Und: Rechne damit, dass es eine Weile dauert. Aber wenn du dranbleibst, wird es leichter. Und plötzlich kommt die erste Anfrage – und dann noch eine.

Irgendwann kamen die ersten Anfragen – und dann ging es Schlag auf Schlag. Doch mit der Freude über neue Aufträge kam auch der Druck: “Was schick ich denen jetzt eigentlich?”. Natürlich wollen die Kunden zuerst in Erfahrung bringen, was du alles kannst und wie viel Erfahrung du hast. Ohne Portfolio wirkte alles noch wackelig. Zeit, das zu ändern. Und ja: Das geht auch ohne echte Kundenprojekte.

3. Portfolioaufbau funktioniert auch ohne echte Kunden

Das Thema Portfolio hat mich anfangs komplett blockiert. Ich saß da, wollte mich bewerben, und hatte nichts vorzuzeigen – die meisten Kunden wollen aber natürlich Referenzen sehen. Kein Kunde, kein Projekt, kein Referenzlink. Nur mein Wille, loszulegen. Und ich dachte: „Tja, dann kann ich wohl noch nicht starten.“

Rückblickend totaler Quatsch. Was ich gebraucht hätte, war nicht ein bezahlter Auftrag, sondern der Mut, einfach etwas zu zeigen. Denn niemand erwartet am Anfang ein riesiges Kundenportfolio – aber sie wollen sehen, wie du denkst, wie du arbeitest, wie du Probleme löst. Und genau das kannst du auch ohne echte Aufträge beweisen.

Einer meiner größten Denkfehler: „Ich brauche erst Kunden, damit ich ein Portfolio zeigen kann.“

Falsch.

Du kannst auch Beispielprojekte erstellen. Und genau das habe ich irgendwann gemacht:

So habe ich mein erstes Portfolio aufgebaut:

• Einen Social-Media-Plan für eine fiktive Coachin erstellt.
• Eine Blogartikel-Serie für ein imaginäres Yogastudio geschrieben.
• Einen kleinen Newsletter-Entwurf in Canva gebastelt.

Ich habe das alles klar als Beispiel deklariert, aber es zeigte, was ich kann. Und das war am Ende entscheidend.

Darauf solltest du achten:

• Mach deine Beispielprojekte so konkret wie möglich. (Lege dich auf ein Thema fest, in dem du arbeiten willst)
• Arbeite mit echten Tools (z. B. MailerLite, Notion, Canva).
• Setze dir eine Deadline, sonst bastelst du ewig.

Dein Portfolio ist nicht für dich, sondern für deine Kunden. Zeig, was du kannst, nicht nur, was du gelernt hast.

Ein gutes Portfolio gibt dir Selbstvertrauen – und deinem Gegenüber ein gutes Gefühl. Aber um es sinnvoll zu pflegen und strukturiert auszubauen, brauchst du eins: Ordnung. Denn je mehr Aufgaben du jonglierst, desto wichtiger wird dein digitales Setup. Und genau da kommen Tools und Plattformen ins Spiel.

4. Tools und Plattformen retten deinen Workflow

In den ersten Wochen meiner Selbstständigkeit sah mein Alltag aus wie der Schreibtisch eines zerstreuten Professors. Ideen überall, aber nichts am richtigen Platz. Ich schrieb mir Aufgaben auf die Hand, vergaß Termine und suchte ständig nach dem einen Zettel, mit der richtig guten Idee.

Bis ich irgendwann kapierte: Ich brauche ein System. Und zwar dringend.

Denn Selbstständigkeit heißt nicht nur „Ich mach mein eigenes Ding“, sondern auch: Ich bin mein eigenes Backoffice. Und ohne digitale Helfer hätte ich mich im eigenen Chaos verloren.

Am Anfang war mein Kopf ein einziges Notizbuch. To-do-Listen auf Papier, Mails im Posteingang, Ideen auf losen Zetteln. Chaos pur.

Bis ich gemerkt habe: Ohne digitale Ordnung wird’s schwer.

Diese Tools haben mir den Arsch gerettet:

• Notion: Mein Gehirn in digital. To-dos, Contentplanung, Kundendaten.
• Trello: Super für Projektplanung und Zusammenarbeit.
• Google Track: Zeiterfassung, vor allem fürs Controlling und transparente Abrechnung.
• Google Workspace: Für Ordner, Dokumente und alles, was geteilt werden muss.

Mein Rat: Probiere Tools aus, aber entscheide dich dann für 2-3 feste Helfer. Alles andere ist Overload.

Mit den richtigen Tools läuft plötzlich vieles wie von selbst. Keine Zettelwirtschaft mehr, kein Verzetteln im Chaos. Aber: Selbst das beste Setup bringt nichts, wenn dich niemand kennt. Und das führt uns zu einem Punkt, den viele unterschätzen – oder bewusst vermeiden: Sichtbarkeit.

5. Sichtbarkeit braucht Mut und Beständigkeit

Wenn ich an die ersten Wochen zurückdenke, war „Sichtbarkeit“ für mich das unangenehmste Wort überhaupt. Ich wollte gute Arbeit machen – aber bitte schön im Hintergrund. Kein Selfie, kein „Hey Leute, heute erzähl ich euch mal…“, kein Rumgetanze vor der Kamera.

Doch irgendwann wurde mir klar: Wie sollen Menschen mich finden, wenn ich mich verstecke?

Sichtbar zu werden braucht Mut – und eine Portion Gleichgültigkeit gegenüber dem Gedanken, was andere wohl denken könnten. Aber es zahlt sich aus. Und man wächst rein, Schritt für Schritt.

Das Thema Sichtbarkeit hat mich anfangs richtig herausgefordert. Ich wollte nicht auf Instagram mein Gesicht zeigen, meine Stimme hören, „selbstbewusst wirken“.

Aber: Ohne Sichtbarkeit keine Kunden. Punkt.

Was mir geholfen hat:

• Mit kleinen Dingen anfangen: Erst Stories, dann Posts, dann Reels.
• Wiederholungen planen: Nicht jeden Tag was Neues erfinden, sondern Content recyclen.
• Feedback einholen: Fragen: „Was war hilfreich? Was wünscht ihr euch?“

Die größte Erkenntnis:

Nicht dein Feed verkauft, sondern deine Konsistenz. Wenn du da bist, wenn du sichtbar bleibst, wenn du über Wochen und Monate hinweg Mehrwert gibst – dann erinnert man sich an dich.

Und Sichtbarkeit ist nicht nur Instagram:

• Ein Blog kann helfen.
• LinkedIn-Artikel.
• Newsletter mit echten Einblicken.

Sichtbar zu sein ist unbequem – am Anfang. Aber es verändert alles. Du wirst wiedererkannt, bekommst Nachrichten, Feedback, Aufträge. Und genau das gibt dir die Möglichkeit, weiter zu wachsen. Was es dazu braucht? Keine Perfektion. Nur Konstanz und den Mut, dich zu zeigen. Immer wieder.

Der Weg als VA ist ein Prozess

Als ich angefangen habe, war vieles neu: Kundensuche, Tools, Selbstorganisation. Ich hatte keine Anleitung, nur meine Entscheidung, loszugehen. Und genau das war am Ende das Wichtigste – nicht alles vorher perfekt zu wissen, sondern Schritt für Schritt meinen eigenen Weg zu finden.

Heute weiß ich: Jeder kleine Schritt zählt. Mit jedem Auftrag, jedem neuen Tool und jedem Gespräch bin ich sicherer geworden. Und genau so darf es auch bei dir sein. Selbstständigkeit bedeutet nicht, alles sofort zu meistern, sondern mit der Zeit in deine Rolle hineinzuwachsen.

Wenn du gerade loslegst oder überlegst zu starten, nimm dir mit: Du musst nicht alles auf einmal schaffen. Fang an, probiere dich aus, bleib dran. Dein Weg darf sich entwickeln – so wie meiner es auch getan hat.

Autor*in: yk